Uuden esihenkilön aloittaessa työt uudessa yksikössä tai organisaation vanhan esihenkilön siirtyessä uuteen yksikköön tulee miettiä tiedon siirtämistä. Mitä tietoa on tarpeen siirtää ja miten se siirtyy uudelle esihenkilölle? Siirrettävää tietoa on monella tasolla: kiinteistöön liittyvää tietoa ja yhteistyökumppaneiden kanssa tehtävä työ, palvelussopimusasiat, pedagogiset asiat, henkilöstöasiat, talon omat asiakirjat ja suunnitelmat.
Uusi esihenkilö tulee perehdyttää omaan toimialaan ja sen keskeisiin sisältöihin. Perehdytystä tulisi saada omalta työyhteisöltä, esihenkilöltä ja henkilöstöpalvelujen kautta. Henkilöstöpalvelun perehdytys voisi olla yleisteemojen osalta: henkilöstöjohtamisen eri teemat, talous ja hankinnat, viestintä jne.
Perehdytys on oppimisprosessi, johon kannattaa panostaa
Perehdytys on tärkeää oppimisen näkökulmasta. 70:20:10 -mallin mukaan 70 % oppimisesta tapahtuu työtä tekemällä ja työhaasteita ratkomalla. 20 % oppimisesta tapahtuu toisia henkilöitä seuraamalla, saadun palautteen kautta ja kokemuksia jakamalla. 10 % oppimisesta tapahtuu kulutuksen kautta. (Tough, 1991)
Perehdyttäminen ei ole vapaavalintaista, vaan esimerkiksi Työturvallisuuslaki (738/2002) sekä velvoittaa työnantajaa antamaan työntekijälle riittävät tiedot työpaikan haitta- ja vaaratekijöistä että huolehtimaan siitä, että työntekijän tiedot ja taidot huomioiden työntekijää perehdytetään tarpeeksi. Puhutaan esimerkiksi työhön, työpaikan olosuhteisiin ja työvälineisiin perehdyttämisestä.
Työpaikoilla tehdään nykyään paljon myös dokumentointia, ja perehdyttämisen ei tulisi tehdä tähän poikkeusta. Organisaation/yksikön suunnitelmat, toiminnot ja käytänteet tulisi dokumentoida, paitsi arkistointia varten, mutta myös perehdyttämisen näkökulmasta. Mitä selkeämmin asiat on kirjattu ylös, sitä helpompi niihin on tutustua ja tarttua.
Yksi toimivaksi koettu perehdytyksen prosessin malli varhaiskasvatuksen kentältä:
Esihenkilötyön alussa henkilökohtainen osaaminen kartoitus, uuden esihenkilön lähtökohdat ja työhistoria huomioiden. Alkukartoitus tehdään sähköisellä kyselyllä kaikille uusille esihenkilöille. Alkukartoituksen jälkeen tulee henkilökohtainen haastattelu, jossa käydään läpi uuden esihenkilön osaamiset ja kehittymistarpeet. Tämän perusteella luodaan yhdessä perehdytyssuunnitelma, jossa asetetaan tavoitteet ja aikatavoitteet. Perehdytystä työn eri osa-alueista voi saada mm. verkkovalmennuksista, vertaisryhmistä, materiaalipaketeista ja koulutuksista. Säännöllinen arviointi kuuluu olennaisesti perehdytykseen. Arviointi toteutetaan oman esihenkilön kanssa.
Mentorointi on yksi keino tukea perehdytystä ja ammatti identiteetin ja työtaitojen vahvistamista. Sen tavoitteena on tukea vastavuoroisesti ammatillista kasvua ja osaamista. Luottamuksellisessa ilmapiirissä keskustellaan työhön liittyvistä teemoista ja ajankohtaisista, mielenpäällä olevista asioista. Mentorointi voidaan toteuttaa pienessä vertaisryhmässä tai yksilömentorointina.
Työpaikan tärkein osa on ihmiset – osallista, sitouta ja ARVOSTA!
Työturvallisuuskeskus jakaa työhön perehdyttämisen kahteen osaan: varsinaiseen perehdytykseen ja työnopastukseen. Perehdytys pitää sisällään ne toimenpiteet, jotka auttavat työpaikkaan/toimipisteeseen tutustumisessa. Käytännössä siis työpaikan tavat, henkilöstö ja odotukset, joita työn suhteen työntekijään kohdistetaan. Työhönopastus taas sisältää kaiken sen, joka liittyy itse työn hoitamiseen. Työtehtävät, niiden osat ja vaiheet, työn vaatima osaaminen ja tieto. (Ahokas-Mäkeläinen, 2013)
Kjelin ja Kuusisto (2003, 14) puolestaan muotoilevat perehdytyksen sisältämään kaikki ne toimet, joiden kautta työntekijää saadaan osaksi organisaatiota. Tämä sisältää sekä pohjan, jolle työntekijä rakentaa tekemisensä, että myös vision siitä, mihin tekemisellä tulisi päästä.
Kaiken kaikkiaan perehdytyksen olisi suotavaa tapahtuvan mahdollisimman nopeasti työntekijän aloituksen jälkeen, jotta uusi työntekijä pääsisi suuntaamaan osaamisensa ja työtehonsa vaaditulle tasolle mahdollisimman pian. Kauhanen (2003) nostaa esiin myös ajatuksen siitä, että perehdyttämien on keskeinen osa henkilöstön kehittämistä.
Kun työntekijä on kyvykäs osaaja, ja varma roolistaan, voidaan työntekijää alkaa haastamaan ja työntekijä pystyy kehittymään roolissaan. Epävarman työntekijän kohdalla juututaan yksityiskohtiin, ja kannustamiseen, sen sijaan, että päästäisiin eteenpäin ja saataisiin vahvuudet käyttöön. (Kurttila & Aalto, 2015)
Opetuksen ja oppimisen kansainvälinen tutkimus (TALIS) toteaa 2013 tehdyssä tutkimuksessaan, että Suomessa hallinnon esittely ja vapaamuotoinen perehdytys on yleisempää, kuin muissa tutkituissa maissa. Esimerkiksi yli 90 % opettajista Suomessa työskentelee kouluissa, joissa tarjotaan vapaamuotoista tai hallinnollista perehdytystä. Virallinen perehdytysohjelma sen sijaan näyttelee pienempää roolia.
Miten työyhteisössäsi arvostetaan perehdyttämistä?
Perehdytystä siis järjestetään varmasti jokaisella työpaikalla, mutta selkeä ero syntyy siinä, onko perehdytys vapaamuotoista vai suunniteltua.
Henkilöiden vaihtuessa suunnitellusti on perehdyttäminen kenttäkokemuksen mukaan systemaattisempaa, varsinkin jos poistuva ja tuleva henkilö pystyvät olemaan paikalla yhtä aikaa edes jonkun hetken. Varhaiskasvatuksessa ryhmään tuleva henkilöstö saa suuremmalla todennäköisyydellä paremman perehdytyksen talon tapoihin, koska tiimissä on usein paikalla jo aiemmin talossa työskennelleitä vertaisia, jotka pystyvät sisään ajamaan uuden ihmisen helpommin talon tapoihin. Esihenkilötasolla tätä vertaista yksikön sisällä harvemmin on.
Viralliset perehdyttämistilaisuudet koskevat yleensä koko organisaatioon tutustumista, työnantajan esittäytymistä ja työsuhde-etujen läpikäymistä. Yksikkötasolla perehdyttäminen on kokemuksen mukaan hyvin vaihtelevaa, ja mikäli aiemmin työtä tehnyt henkilö ei ole siirtämässä tietoa seuraavalle, jää varsinkin hiljainen tieto monesti saamatta. Varhaiskasvatusyksiköt ovat monesti pieniä, ja niihin on muodostunut sen hetkisen esihenkilön näköinen johtamisen kulttuuri, johon on saatu perintönä mausteita edelliseltä johtajalta, ja kenties jopa sitä edelliseltä. Kulttuuria saattaa olla vaikea ravistella nykyaikaan, koska tietyt toimintatavat ovat juurtuneet syvälle. Mikäli perehdytys on tehty ajan kanssa, siirtyvät toimintatavat vahvoina eteenpäin, ja niitä on jopa aikaa pureskella ja kehittää. Mikäli taas perehdytys on jäänyt väliin, saattaa epävarmempi johtaja tehdä talossa vallitsevan yleisen linjan mukaisesti, koska ei halua ei halua heti ravistella työyhteisöä muutoksilla, vaikka muutokset olisivatkin perusteltuja. Pikaisissa johtajan vaihdoksissa asiat jäävät usein kesken ja edellisen toimijan lähdön myötä valtaosa sen hetkisestä tilannetiedosta häviää lähtijän mukana.
Organisaatioon perehdyttäminen siis kokemuksen mukaan toimii, mutta yksikön oman toimintakulttuuriin, henkilöihin ja arkeen tutustuminen saattaa tapahtua kuin Liisalle Ihmemaassa konsanaan. Tipahdat kaninkoloon ja löydät itsesi täysin uudesta maailmasta, jossa kukaan ei ole oikeastaan varma mistään, ja joudut luomaan pelisäännöt uudelleen. Organisaatiolla on suurella todennäköisyydellä olemassa yleiset pelisäännöt, mutta sääntöjen jalkauttaminen tapahtuu yksilöiden tulkinnan kautta, ja tulkinnat saattavat olla hyvin kirjavia.
Perehdyttäjän vastuulla on myös arvioida siirrettävän tiedon laatu, sillä toimimattomia asioita, käytänteitä ja asenteita ei kannata siirtää eteenpäin vain ajatuksella “näin meillä on aina toimittu”.
Tekstin ovat kirjoittaneet Sanna Latukka ja Marjo Saajola.
Lähdekirjallisuus:
- Ahokas, L. & Mäkeläinen, J. (2013). Perehdyttäminen ja työnopastus – Ennakoivaa työsuojelua. Työturvallisuuskeskus.
- Kauhanen, J. (2003). Henkilöstövoimavarojen johtaminen. WSOY.
- Kjelin, E. & Kuusisto, P.-C. (2003). Tulokkaasta tuloksentekijäksi. Talentum.
- Kurttila, M. & Aalto, P. (2015). Pomon parhaat ratkaisut: Valmentava käsikirja tiukkoihin tilanteisiin (1. p.). Kauppakamari.
- Taajamo, M., Puhakka, E. & Välijärvi, J. (2015). Opetuksen ja oppimisen kansainvälinen tutkimus TALIS 2013: Tarkastelun kohteena alakoulun ja toisen asteen oppilaitosten opettajat ja rehtorit. Opetus- ja kulttuuriministeriö. Opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisuja, 2015:4.
- Tough, A . (1991). Crusial Questions About the Future. University Press of America. http://allentough.com/
- Työturvallisuuslaki (738/2002).