Työterveyslaitoksen määritelmän mukaan työn hallinnan tunne on kokemusta siitä, että työ sujuu, on tasapainossa muun elämän kanssa ja on sopivan haastavaa, mutta ei liian kuormittavaa tai uuvuttavaa (työterveyslaitos). Työn hallinnan tunnetta voivat horjuttaa monet erilaiset tilanteet. Kokemus hallinnasta tai sen puutteesta on yksilöllistä.
Hallinnan tunne itsessään on kompleksinen kokonaisuus, johon vaikuttavat henkilön yksilölliset ajatukset, tunteet ja toimintatavat yhdistettynä erilaisiin konteksteihin, kuten työntekijöiden osaamiseen, tiimityön ja rakenteiden toimivuuteen sekä johtamisen laatuun ja tapoihin. Kompleksisuudestaan huolimatta työn hallinnan tunteesta voidaan tunnistaa ilmiötä yhdistäviä teemoja, ja hallinnan tunnetta työssä voidaan vahvistaa monin tavoin. Motivaatiotekijöiden selvittäminen ja näkyväksi tekeminen lisäävät tietoisuutta siitä, miksi juuri tämä työntekijä haluaa olla meillä töissä. Se myös lisää tietoisuutta kunkin työntekijän omista vahvuuksista, ja auttaa esihenkilöä ja henkilöstöä jakamaan työtehtäviä työyhteisössä.
Haluamme vahvistaa työntekijöiden hyvinvointia
Tämän blogin kirjoittajina toimivat kolme päiväkodin johtajaa, jotka työskentelevät eri puolella Suomea. Toteutimme henkilöstöllemme kyselyitä työn hallinnan tunteeseen liittyvistä asioista, ja esittelemme kyselyiden tuloksia sekä niistä nousseita ajatuksia sekä jatkopohdintaa tässä blogitekstissä. Allekirjoittaneet työskentelevät sekä yksityisellä että kunnallisella sektorilla, ja toimintaympäristöt eroavat toisistaan pitäen sisällään eri kokoisia yksiköitä ja erilaisia varhaiskasvatuksen muotoja (mm. varhaiskasvatus, esiopetus, avoin varhaiskasvatus, englanninkielinen varhaiskasvatus). Johtamisen kokonaisuuksien ja yksiköiden eroista huolimatta henkilöstön kyselyissä tuli ilmi useita yhteneväisiä teemoja, jotka olemme nostaneet tämän blogin keskeisiksi aihealueiksi.
Henkilöstön kyselyiden pohjalta laadimme huoneentaulun, jonka toivomme palvelevan varhaiskasvatuksen henkilöstöä ja esihenkilöitä työn hallinnan tunteen vahvistamisessa. Huoneentaulun löydät tämän blogitekstin lopusta.
Työn hallinnan tunnetta heikentäviä ja vahvistavia asioita
Varhaiskasvatuksessa työtä tehdään vahvasti vuorovaikutuksella ja sensitiivisyydellä nopeasti muuttuvissa tilanteissa. Varhaiskasvatusta ohjaavat asiakirjat ja lainsäädäntö määrittelevät työn tekemisen vaatimukset ja varhaiskasvatuksen laadun. Kaukana takana päin ovat ajat, jolloin riitti, että osasi laulaa, leikkiä ja askarrella lasten kanssa.
Henkilöstön kyselyistä nousi esille erilaisia tilanteita, joiden koettiin horjuttavan työn hallinnan tunnetta varhaiskasvatuksen arjessa. Yksi selkeästi esille nouseva teema oli työkavereiden äkillinen puuttuminen ja sijaisten saatavuus.
Työkaverin puuttuessa päivän suunnitelmia voi joutua muuttamaan nopeasti, jonka koettiin horjuttavan omaa hallinnan tunnetta. Jos lapsiryhmään saadaan sijainen, jolle ryhmä ei ole ennestään riittävän tuttu, sijaisen ohjaamiseen ja perehdyttämiseen kuluu aikaa ja energiaa. Työ täytyy organisoida uudelleen.
Muita hallinnan tunnetta horjuttavia asioita olivat kiireellisten työtehtävien aiheuttamat aikataulupaineet, kiireen ja metelin mukanaan tuomat keskittymisvaikeudet sekä vaativien asiakasperheiden kanssa tehtävä yhteistyö. Myös stressi koettiin hallinnan tunnetta heikentävänä asiana.
Hallinnan tunnetta vahvistivat työtehtävien priorisoiminen ja organisoiminen. Muutostilanteissa on tärkeää tunnistaa oleellisimmat ja kiireellisimmät työtehtävät ja keskittyä niihin. Ehdottomasti tärkeimpänä työtehtävänä henkilöstö mainitsi lapset ja heistä huolehtimisen.
Yhden tehtävän suorittaminen kerrallaan auttaa keskittymään tekemiseen ja sitä kautta vahvistaa tunnetta työn hallittavuudesta. Muina hallinnan tunnetta vahvistavina asioina mainittiin muun muassa omien tunteiden käsitteleminen ja sääteleminen, huomion kiinnittäminen omaan läsnäoloon ja hengittämiseen, sekä avun pyytäminen työkavereilta mahdollisuuksien mukaan.
Työkavereiden ja esihenkilön tuki koettiin tärkeänä haastavissa tilanteissa. Armollisuus itseään kohtaan ja omien ajatusten vahvistaminen “Olen selvinnyt haastavista tilanteista aiemminkin, teen parhaani ja se riittää” auttavat lisäämään hallinnan tunnetta.
Esihenkilö luo raamit, mutta pallo on työntekijöillä
Yksikön vastaavan vastuulla on huolehtia siitä, että varhaiskasvatukselle asetettuihin tavoitteisiin on mahdollista päästä. Johtamisella voidaan vaikuttaa työn hallinnan tunteen syntymiseen ja työhyvinvoinnin kokemiseen monin tavoin.
Päiväkodeissa on käytössä erilaisia työn tekemisen rakenteita. Tavoitteena on, että jokainen työntekijä tietää ja taitaa oman roolinsa niin omassa tiimissään kuin koko työyhteisössäkin. Roolien ei tarvitse olla samanlaisia, vaan työpaikalla voidaan sopia työn tekemisen tavoista hyödyntäen työntekijöiden vahvuuksia. Varhaiskasvatuksen moniammatillisissa tiimeissä voidaan jaetun johtajuuden keinoin hyödyntää jokaisen vahvaa osaamista. Viestintä ja vuorovaikutus ovat avaintekijöitä onnistumisessa.
Yksikössä on hyvä olla muutamia työntekijöitä, jotka hahmottavat varhaiskasvatuksen arjen kokonaisuuden. Kaikkien ei tarvitse hallita kaikkea, mutta jos jokainen osaa jotakin, voidaan hyvällä yhteistyöllä ja viestinnällä luoda yhteistyötä tukeva ilmapiiri, jossa työkaverilta voi kysyä apua ja neuvoa. Esihenkilön tehtävänä on varmistaa palaverikäytännöt, työvuoroihin kuuluvat erityistehtävät, työroolin vastuutehtävät sekä viestintä- ja tiedotustavat.
Esimerkiksi onnistunut työvuorosuunnittelu on paitsi laadun, myös turvallisuuden
näkökulmasta äärimmäisen tärkeää. Toimimattoman viestinnän tai rakenteiden vuoksi työvuorolistan tekijä ei välttämättä tiedosta työnsä vaikutuksia kokonaisuuteen.
Puutteelliset rakenteet vievät aikaa ja aiheuttavat ylimääräistä työhön kuulumatonta painetta ja epävarmuutta. Voi tulla sekaannuksia, viestintäongelmia tai mahdollisia vaaratilanteita. Kun muutoksia tapahtuu varhaiskasvatuksen arjessa lähes päivittäin, niihin on järkevää varautua tekemällä joustavat suunnitelmat, jotka käydään läpi viikoittain tiimipalavereissa ja kirjataan ylös niin, että suunnitelman toteuttaminen on mahdollista vaikka oman tiimin jäseniä olisi esimerkiksi sairaana. Aamuisin voidaan pitää “minuuttipalaveri” ja tehdä tarkentavia suunnitelmia muuttuneessa tilanteessa.
Hallinnan tunnetta edistää, kun lapsia ja heidän turvallisuuttaan koskevat tiedot ovat helposti löydettävissä, huoltajien yhteystiedot saatavilla ja tärkeimmät toimintatavat nähtävillä. Näin vastuuta onnistuneesta päivästä pystyvät paremmin kantamaan myös sijaiset.
Työn hallinnan tunnetta yksilössä ja yhteisössä heikentää epäselvä tilanne vastuunjaossa. Mikäli on epäselvää, mitkä asiat kuuluvat johtajan vastuulle ja mistä asioista työntekijät voivat päättää työyhteisössä itsenäisesti, syntyy helposti paljon puhetta ja mielipiteen vaihtoa sekä olettamuksia. Nämä “käytäväpuheet” kuormittavat yhteisöä. Vastuista voidaan keskustella käyttämällä vaikuttamisen kehää apuvälineenä (mihin voin vaikuttaa, mihin en voi vaikuttaa). Henkilöstölle tulee antaa vastuuta ja työntekijälle lupa käyttää saamansa vastuu parhaaksi katsomallaan tavalla. Näin vahvistetaan työntekijän omistajuutta omasta työstään.
Hallinnan tunnetta heikentää usein myös tunne yksin tekemisestä. Työntekijän pitää kantaa vastuu tilanteessa, jossa lapsia on paljon ja työkaveri hetkellisesti esimerkiksi kokouksessa. Yhteisöllisessä työyksikössä tunne avun saamisesta on aina lähellä. Yhteisöllisyys on voimavara, jota esihenkilö voi edistää ja vahvistaa yhdessä henkilökunnan kanssa.
Yhteisöllisyyden ja yhdessä tekemisen kulttuuri eivät synny työyhteisöön itsestään. Ne vaativat johtajalta ja koko työyhteisöltä halua toimia yhdessä. Yhteistyöhön panostamisesta hyötyvät työntekijöiden lisäksi myös lapset, kun tuttuja ja turvallisia aikuisia on enemmän. Kun lapset nähdään oman päiväkotinsa (ei vain lapsiryhmänsä) jäseninä, yhteistyö on luontevaa ja mielekästä. Yhteistä vastuuta on kantamassa leveämmät hartiat. Yhteistyön tekemisen ja avun antamisen täytyy kuitenkin olla tasapuolista ja kaikkia koskevaa, ettei se muodostu työyhteisön hyvinvointia kuormittavaksi tekijäksi. Parityöskentely tiimeittäin, yhteissuunnittelu ja pedatiimit voivat olla keinoja yhteisöllisyyden lisäämiseen.
Huoneentaulu: kaaoksesta hallintaan
Together Everyone Achieves More ( TEAM)
Päivät ovat erilaisia. Tilanteet vaihtuvat. Hengitä, kaikki järjestyy.
Kun ryhmässä on struktuuri, lapset osaavat noudattaa sitä vaikka tilanteet muuttuvat. Tee struktuurista yksinkertainen ja samalla joustava. Lapset kyllä sopeutuvat muuttuvaan tilanteeseen, eivät kuitenkaan muuttuviin sääntöihin.
Mitkä ovat tärkeimmät asiat tehtäväksi tänään? Mitä voit siirtää? Mitä voit tehdä yhdessä jonkun kanssa?
Tee “to do” -listoja, jotta hallitset työmäärää. Voit siirrellä tehtäviä tilanteen mukaan ja karsia turhia. Kiiretilanteessa näe tärkeimmät tehtävät.
Et ole yksin, talossa on monta kasvattajaa
Oven takana on työkaveri, joka päästää tauolle, jakaa yhdessä aamupalaa, tai lähtee retkelle. Miten voitte yhdistämällä tehdä laadukkaammin? Voisiko pienet ja isot tehdä jotain yhdessä?
Esihenkilö on sinuakin varten
Vaikka hänellä onkin kiire, palavereja ja asiakas puhelimen päässä. Laita soittopyyntö tai pyydä tapaamaan. Akuuteissa tilanteissa kysy työkaverilta neuvoa, mutta esihenkilö on aina kiinnostunut siitä, miten voit ja miten sinunkin työsi sujuisi paremmin.
Yhteisöllisyys koko talossa
Kun koko talossa noudatetaan suunnilleen samanlaista päivärytmiä, varhaiskasvatussuunnitelmaa, ja muita työtä ohjaavia rakenteita, on työkavereiden helpompi auttaa toisiaan myös naapuriryhmissä. Työmäärä helpottuu, kun se jakaantuu. Samat säännöt kaikille, ja puhalletaan yhteen hiileen.
Tekstin ovat kirjoittaneet Saara Yli, Heli Liedes ja Daliah Javne